Сбор и обработка информации. Технология обработки информации. Методы обработки информации

1.2. Понятие информации. Общая характеристика процессов сбора, передачи, обработки и накопления информации

Вся жизнь человека так или иначе связана с накоплением и обработкой информации, которую он получает из окружающего мира, используя пять органов чувств – зрение, слух, вкус, обоняние и осязание. Как научная категория «информация» составляет предмет изучения для самых различных дисциплин: информатики, кибернетики, философии, физики, биологии, теории связи и т. д. Несмотря на это, строгого научного определения, что же такое информация, до настоящего времени не существует, а вместо него обычно используют понятие об информации. Понятия отличаются от определений тем, что разные дисциплины в разных областях науки и техники вкладывают в него разный смысл, с тем чтобы оно в наибольшей степени соответствовало предмету и задачам конкретной дисциплины. Имеется множество определений понятия информации – от наиболее общего философского (информация есть отражение реального мира) до наиболее частного прикладного (информация есть сведения, являющиеся объектом переработки).

image

Первоначально смысл слова «информация» (от лат. Informatio – разъяснение, изложение) трактовался как нечто присущее только человеческому сознанию и общению: «знания, сведения, сообщения, известия, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом».

Информация не является ни материей, ни энергией. В отличие от них, она может возникать и исчезать.

Особенность информации заключается в том, что проявляется она только при взаимодействии объектов, причем обмен информацией может совершаться не вообще между любыми объектами, а только между теми из них, которые представляют собой организованную структуру (систему). Элементами этой системы могут быть не только люди: обмен информацией может происходить в животном и растительном мире, между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

Информация – наиболее важный ресурс современного производства: он снижает потребность в земле, труде, капитале, уменьшает расход сырья и энергии, вызывает к жизни новые производства, является товаром, причем продавец информации не теряет ее после продажи, может накапливаться.

Понятие «информация» обычно предполагает наличие двух объектов – «источника» информации и «приемника» (потребителя, адресата) информации.

Информация передается от источника к приемнику в материально-энергетической форме в виде сигналов (например, электрических, световых, звуковых и т. д.), распространяющихся в определенной среде.

Сигнал (от лат. signum – знак) – физический процесс (явление), несущий сообщение (информацию) о событии или состоянии объекта наблюдения.

Информация может поступать в аналоговом (непрерывном) виде или дискретно (в виде последовательности отдельных сигналов). Соответственно различают аналоговую и дискретную информацию.

Понятие информации можно рассматривать с двух позиций: в широком смысле слова – это окружающий нас мир, обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами; в узком смысле слова информация – это любые сведения, которые можно сохранить, преобразовать и передать.

Информация – специфический атрибут реального мира, представляющий собой его объективное отражение в виде совокупности сигналов и проявляющийся при взаимодействии с «приемником» информации, позволяющим выделять, регистрировать эти сигналы из окружающего мира и по тому или иному критерию их идентифицировать.

Из этого определения следует, что:

• информация объективна, так как это свойство материи – отражение;

• информация проявляется в виде сигналов и лишь при взаимодействии объектов;

• одна и та же информация различными получателями может быть интерпретирована по-разному в зависимости от «настройки» «приемника».

Человек воспринимает сигналы посредством органов чувств, которые «идентифицируются» мозгом. Приемники информации в технике воспринимают сигналы с помощью различной измерительной и регистрирующей аппаратуры. При этом приемник, обладающий большей чувствительностью при регистрации сигналов и более совершенными алгоритмами их обработки, позволяет получить большие объемы информации.

Информация имеет определенные функции. Основными из них являются:

• познавательная – получение новой информации. Функция реализуется в основном через такие этапы обращения информации, как:

– ее синтез (производство)

– представление

– хранение (передача во времени)

– восприятие (потребление)

• коммуникативная – функция общения людей, реализуемая через такие этапы обращения информации, как:

– передача (в пространстве)

– распределение

• управленческая – формирование целесообразного поведения управляемой системы, получающей информацию. Эта функция информации неразрывно связана с познавательной и коммуникативной и реализуется через все основные этапы обращения, включая обработку.

Без информации не может существовать жизнь в любой форме и не могут функционировать любые информационные системы, созданные человеком. Без нее биологические и технические системы представляют груду химических элементов. Общение, коммуникации, обмен информацией присущи всем живым существам, но в особой степени человеку. Будучи аккумулированной и обработанной с определенных позиций, информация дает новые сведения, приводит к новому знанию. Получение информации из окружающего мира, ее анализ и генерирование составляют одну из основных функций человека, отличающую его от остального живого мира.

В общем случае роль информации может ограничиваться эмоциональным воздействием на человека, однако наиболее часто она используется для выработки управляющих воздействий в автоматических (чисто технических) и автоматизированных (человеко-машинных) системах. В подобных системах можно выделить отдельные этапы (фазы) обращения информации, каждый из которых характеризуется определенными действиями.

Последовательность действий, выполняемых с информацией, называют информационным процессом.

Основными информационными процессами являются:

– сбор (восприятие) информации;

– подготовка (преобразование) информации;

– передача информации;

– обработка (преобразование) информации;

– хранение информации;

– отображение (воспроизведение) информации.

Так как материальным носителем информации является сигнал, то реально это будут этапы обращения и преобразования сигналов (рис. 1.6).

image

Рисунок 1.6. Основные информационные процессы

На этапе восприятия информации осуществляется целенаправленное извлечение и анализ информации о каком-либо объекте (процессе), в результате чего формируется образ объекта, проводятся его опознание и оценка. Главная задача на этом этапе – отделить полезную информацию от мешающей (шумов), что в ряде случаев связано со значительными трудностями.

На этапе подготовки информации осуществляется ее первичное преобразование. На этом этапе проводятся такие операции, как нормализация, аналого-цифровое преобразование, шифрование. Иногда этап подготовки рассматривается как вспомогательный на этапе восприятия. В результате восприятия и подготовки получается сигнал в форме, удобной для передачи, хранения или обработки.

На этапе передачи информация пересылается из одного места в другое (от отправителя получателю – адресату). Передача осуществляется по каналам различной физической природы, самыми распространенными из которых являются электрические, электромагнитные и оптические. Извлечение сигнала на выходе канала, подверженного действию шумов, носит характер вторичного восприятия.

На этапах обработки информации выявляются ее общие и существенные взаимозависимости, представляющие интерес для системы. Преобразование информации на этапе обработки (как и на других этапах) осуществляется либо средствами информационной техники, либо человеком.

Под обработкой информации понимается любое ее преобразование, проводимое по законам логики, математики, а также неформальным правилам, основанным на «здравом смысле», интуиции, обобщенном опыте, сложившихся взглядах и нормах поведения. Результатом обработки является тоже информация, но либо представленная в иных формах (например, упорядоченная по каким-то признакам), либо содержащая ответы на поставленные вопросы (например, решение некоторой задачи). Если процесс обработки формализуем, он может выполняться техническими средствами. Кардинальные сдвиги в этой области произошли благодаря созданию ЭВМ как универсального преобразователя информации, в связи с чем появились понятия данных и обработки данных.

Данными называют факты, сведения, представленные в формализованном виде (закодированные), занесенные на те или иные носители и допускающие обработку с помощью специальных технических средств (в первую очередь ЭВМ).

Обработка данных предполагает производство различных операций над ними, в первую очередь арифметических и логических, для получения новых данных, которые объективно необходимы (например, при подготовке ответственных решений).

На этапе хранения информацию записывают в запоминающее устройство для последующего использования. Для хранения информации используются в основном полупроводниковые и магнитные носители.

Этап отображения информации должен предшествовать этапам, связанным с участием человека. Цель этого этапа – предоставить человеку нужную ему информацию с помощью устройств, способных воздействовать на его органы чувств.

Любая информация обладает рядом свойств, которые в совокупности определяют степень ее соответствия потребностям пользователя (качество информации). Можно привести немало разнообразных свойств информации, так как каждая научная дисциплина рассматривает те свойства, которые ей наиболее важны. С точки зрения информатики наиболее важными представляются следующие:

Актуальность информации – свойство информации сохранять ценность для потребителя в течение времени, т. е. не подвергаться «моральному» старению.

Полнота информации – свойство информации, характеризуемое мерой достаточности для решения определенных задач. Полнота информации означает, что она обеспечивает принятие правильного (оптимального) решения. Оценивается относительно вполне определенной задачи или группы задач.

Адекватность информации – свойство, заключающееся в соответствии содержательной информации состоянию объекта. Нарушение идентичности связано с техническим старением информации, при котором происходит расхождение реальных признаков объектов и тех же признаков, отображенных в информации.

Сохранность информации – свойство информации, характеризуемое степенью готовности определенных информационных массивов к целевому применению и определяемое способностью контроля и защиты информации обеспечить постоянное наличие и своевременное предоставление информационного массива, необходимых для автоматизированного решения целевых и функциональных задач системы.

Достоверность информации – свойство информации, характеризуемое степенью соответствия реальных информационных единиц их истинному значению. Требуемый уровень достоверности информации достигается путем внедрения методов контроля и защиты информации на всех стадиях ее переработки, повышения надежности комплекса технических и программных средств информационной системы, а также административно-организационными мерами.

Информационное общество

Современное общество характеризуется резким ростом объемов информации, циркулирующей во всех сферах человеческой деятельности. Это привело к информатизации общества.

Под информатизацией общества понимают организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав физических и юридических лиц на основе формирования и использования информационных ресурсов – документов в различной форме представления.

Целью информатизации является создание информационного общества, когда большинство людей занято производством, хранением, переработкой, реализацией и использованием информации. Для решения этой задачи возникают новые направления в научной и практической деятельности членов общества. Так возникли информатика и информационные технологии.

Характерными чертами информационного общества являются:

1) отсутствие проблемы информационного кризиса, устранение противоречия между информационной лавиной и информационным голодом;

2) приоритет информации перед другими ресурсами;

3) создание информационной экономики как главной формы развития общества;

4) формирование автоматизированной генерации, хранения, обработки и использования знаний с помощью новейшей информационной техники и технологии.

5) информационные технологии, приобретая глобальный характер, охватывают все сферы социальной деятельности человека;

6) образование информационного единства всей человеческой цивилизации;

7) реализация свободного доступа каждого человека к информационным ресурсам всей цивилизации;

8) решение гуманистических принципов управления обществом и воздействия на окружающую среду.

Помимо перечисленных положительных результатов процесса информатизации общества, возможны и негативные тенденции, сопровождающие этот процесс:

1) чрезмерное влияние средств массовой информации;

2) вторжение информационных технологий в частную жизнь человека;

3) сложность адаптации некоторых людей к информационному обществу;

4) проблема качественного отбора достоверной информации.

В настоящий момент ближе всех стран к информационному обществу находятся США, Япония, Англия, страны Западной Европы.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Тема: Способы хранения, обработки и передачи информации.

Цель: научиться сохранять, обрабатывать и передавать данные при помощи технических средств информации.

Время выполнения: 2 часа

Оборудование: ПК, сканер, фотоаппарат, микрофон, диск.

Теоретические основы

  1. Технологии сбора и хранения информации

Сбор предполагает получение максимально выверенной исходной информации и является одним из самых ответственных этапов в работе с информацией, поскольку от цели сбора и методов последующей обработки полностью зависит конечный результат работы всей информационной системы.

Технология сбора подразумевает использование определенных методов сбора информации и технических средств, выбираемых в зависимости от вида информации и применяемых методов ее сбора. На заключительном этапе сбора, когда информация преобразуется в данные, т. е. в информацию, представленную в формализованном виде, пригодном для компьютерной обработки, осуществляется ее ввод в систему. Для сбора данных необходимо сначала определить технические средства, позволяющие осуществлять сбор быстро и высококачественно и поддерживающие операции ввода информации и представления данных в электронной форме.

  1. Технологический процесс обработки информации

Технологический процесс обработки информации — есть строго определенная последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых для преобразования первичной информации с момента ее возникновения до получения требуемого результата.

Технологический процесс призван автоматизировать обработку исходной информации за счет привлечения технических средств базовой информационной технологии, сократить финансовые и трудовые затраты, обеспечить высокую степень достоверности результатной информации. Для конкретной задачи той или иной предметной области технологический процесс обработки информации разрабатывается индивидуально. Совокупность процедур зависит от следующих факторов:

  • характер и сложность решаемой задачи;
  • алгоритм преобразования информации;
  • используемые технические средства;
  • сроки обработки данных;
  • используемые системы контроля;
  • число пользователей и т. д.

 В общем случае технологический процесс обработки информации включает процедуры.

  1. Способы обработки информации

Современные информационные технологии позволяют обрабатывать информацию централизованным и децентрализованным (т. е. распределенным) способами.

  • Централизованный способ предполагает сосредоточение данных в информационно-вычислительном центре, выполняющем все основные действия технологического процесса обработки информации. Основное достоинство централизованного способа — сравнительная дешевизна обработки больших объемов информации за счет повышения загрузки вычислительных средств.
  • Децентрализованный способ характеризуется рассредоточением информационно-вычислительных ресурсов и распределением технологического процесса обработки информации по местам возникновения и потребления информации. Достоинством децентрализованного способа является повышение оперативности обработки информации и решения поставленных задач за счет автоматизации деятельности на конкретных рабочих местах, применения надежных средств передачи информации, организации сбора первичных документов и ввода исходных данных в местах их возникновения.
  • Децентрализованный способ обработки информации может быть реализован автономным или сетевым методом. При автономной обработке информации передача документов и данных на электронных носителях осуществляется по почте либо курьером, а при сетевой — через современные каналы связи.

На практике применяют смешанный способ обработки информации, для которого характерны признаки двух способов одновременно (централизованный с частичной децентрализацией или децентрализованный с частичной централизацией).

  1. Режимы обработки информации на компьютере

Вычислительные средства участвуют в процессе обработки информации в двух основных режимах: пакетном или диалоговом.

В случае, когда технология обработки информации на компьютере представляет собой заранее определенную последовательность операций, не требующую вмешательства человека, и диалог с пользователем отсутствует, информация обрабатывается в так называемом пакетном режиме. Суть его состоит в том, что программы обработки данных последовательно выполняются под управлением операционной системы как совокупность (пакет) заданий. Операционная система обеспечивает ввод данных, вызов требуемых программ, включение необходимых внешних устройств, координацию и управление технологическим процессом обработки информации.

Задачи, решаемые в пакетном режиме, характеризуются следующими свойствами:

  • алгоритм решения задачи формализован, вмешательства пользователя не требуется;
  • наличие большого объема входных и выходных данных, в основном хранящихся на устройствах хранения информации (например, жестких дисках компьютеров);
  • расчет выполняется для большинства записей входных файлов;
  • длительное время решения задачи — как правило, обусловлено большими объемами обрабатываемых данных;
  • регламентность — задачи решаются с заданной периодичностью.

Пакетный режим возник первым и широко использовался с середины XX в., когда обработка информации на ЭВМ осуществлялась в специально создаваемых вычислительных центрах. Заказчики подготавливали исходные данные (обычно на перфокартах или перфолентах) и отправляли их в вычислительный центр, где данные обрабатывались и результаты обработки возвращались заказчику. С развитием персональных ЭВМ (начиная с 80-х гг. прошлого века) обработка данных стала осуществляться, в основном, непосредственно потребителями, поэтому в настоящее время пакетный режим используется достаточно редко. Сегодня более распространен диалоговый режим, когда необходимо непосредственное взаимодействие пользователя с компьютером и на каждое свое действие пользователь получает немедленные ответные действия компьютера. Диалоговый режим позволяет пользователю интерактивно управлять порядком обработки информации и получать результатные данные в виде необходимых документов либо файлов.

  1. Технологии передачи и представления информации

Информационные процессы невозможны без средств передачи и представления информации, поскольку зачастую информация требуется в месте, территориально удаленном от источника ее возникновения, и должна быть представлена в виде символов, образов и сигналов, пригодных для восприятия потребителем.

Современные средства связи способны передавать информацию в любой форме: телефонные, телевизионные, телеграфные сообщения, массивы данных, печатные материалы, фотографии и т. д. В соответствии со спецификой передаваемых сообщений организуется канал передачи информации — совокупность технических средств, обеспечивающих передачу сигналов от источника к потребителю.

Основная характеристика канала передачи — скорость передачи информации, а ее предельно допустимое значение называют емкостью канала, которая ограничивается шириной полосы канала и шумом.

    Канал связи соединяет передатчик и приемник с помощью линии связи, которая может быть проводной, кабельной, радио, микроволновой, оптической или спутниковой. Примерами линий связи являются телефонные и вычислительные сети, сети телевизионного и радиовещания, мобильной связи, спутниковые технологии передачи данных.

В современных цифровых системах связи функции передатчика и приемника выполняет модем. Основное достоинство передачи информации в цифровой форме заключается в возможности использования кодированных сигналов, обеспечения защиты информации и наилучшего способа приема.

 Для представления переданной или хранимой информации потребителю используются процессы воспроизведения и отображения.

 Воспроизведение информации — это процесс, при котором ранее записанная на носителе информация считывается устройством воспроизведения.

Отображение информации — есть представление информации, т. е. генерация сигналов на основе исходных данных, а также правил и алгоритмов их преобразования в форме, приемлемой для непосредственного восприятия человеком.

 Потребителем информации наиболее часто выступает человек, и для принятия решений ему необходимы результаты обработки информации. Тем не менее человек не способен ощутить машинное представление информации, а может воспринимать ее лишь органами чувств (органами зрения, слуха, осязания, обоняния и т. д.), поэтому для организации взаимодействия человека с информационными моделями объектов информационная система должна быть наделена специальными средствами отображения данных.

 Поскольку зрение используется для восприятия информации наиболее активно, то средства отображения в современных ИС должны представлять информацию в лучшей форме для визуального наблюдения. Заметим, что мультимедиа-системы позволяют также представлять информацию в форме аудио- и видеосигналов, однако для управленческих информационных систем наиболее характерно отображение информации в текстовой и графической форме, что осуществляется за счет использования мониторов и печатающих устройств (например, принтеров, плоттеров).

 Прежде чем, например, на мониторе, появится информация в доступной для человека форме, компьютером будет автоматически осуществлена следующая последовательность операций:

  • преобразование данных, представленных в машинной форме, в вид, приемлемый для экранного отображения;
  • согласование формы представления данных с параметрами монитора;
  • воспроизведение в соответствии с возможностями воспроизводящего устройства (т. е. в данном примере — монитора).

Порядок выполнения работы

  1. Создание досье группы. Заранее заготовить материал: фотографии, текст.
  2. Сфотографировать своих однокурсников.
  3. Включить компьютер.
  4. Создать общую папку на сервере.
  5. Сканировать фотографии и сохранить в общую папку.
  6. Включить текстовый редактор. Создать титульный лист с общей фотографией и названием группы: специальность и год.
  7. Оформить каждый лист на одного человека. Записать данные: дата рождения, номер школы (выпускниками которой являются), хобби.
  8. Сохранить данные на жесткий диск в свою папку под именем досье группы.

Отчет

Отчет должен быть оформлен в текстовом редакторе и содержать:

  • наименование работы;
  • цель работы;
  • задание;
  • последовательность выполнения работы;
  • ответы на контрольные вопросы;
  • вывод о проделанной работе.

Контрольные вопросы

  1. Что такое сбор информации и каково его предназначение?
  2. Что понимается под технологией сбора информации?
  3. Чем отличаются понятия «информация» и «данные»?
  4. Назовите основные требования к сбору данных и к хранимым данным.
  5. Перечислите основные средства сбора текстовой, графической, звуковой и видеоинформации. Какие еще средства сбора информации вам известны?
  6. Какие еще методы сбора данных вам известны?
  7. В чем заключается процедура хранения информации?
  8. Перечислите основные требования к структурам хранения.
  9. Что такое база данных?
  10. В чем различие между базой и банком данных?
  11. Что такое резервное копирование и для чего оно осуществляется?
  12. Что такое архивное копирование и в чем его отличие от резервного копирования?
  13. Что такое базовая информационная технология?
  14. В чем заключается различие между централизованным и децентрализованным способами обработки информации?
  15. Какие режимы обработки информации вам известны?
alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />
alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />alt=»area» />

Меньше ошибокПрименение программного обеспечения при обработке первичных документов может значительно снизить процент ошибок, обусловленных человеческим фактором.Как можно снизить количество ошибокimageКакие форматы документов можно обрабатывать?С помощью универсальных программных решений можно обрабатывать бумажные и электронные документы из различных источников — сканеров, электронных писем, мобильных устройств, сетевых папок.Узнать большеimageМобильный клиентИспользование мобильных устройств для ввода документов может упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки.Подробнее о возможностяхimageОптимизация бизнес-процессовИнтеллектуальные системы обработки информации могут оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии: сократить время и повысить качество ввода данных, контролировать корректность заполнения, автоматически вносить документ в корпоративную систему.ПодробнееimageВозможности платформыПри выборе системы обработки информации обратите внимание на возможность расширения, масштабирования, интеграции под требования компании.Возможности платформыimageКакую систему выбрать?Для покупки интеллектуальной системы обработки информации стоит рассматривать только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области. Смотреть предложенияimage

«Кто владеет информацией — владеет миром» — эта крылатая фраза Ротшильда как нельзя лучше отражает важность инфопотока в нашей жизни. Практически все существование человечества так или иначе построено на основе тех или иных видов информации — графической, звуковой, видео, текстовой. В частности, последний вид особенно важен в рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Расскажем, как решение компании ABBYY — платформа ABBYY FlexiCapture — может облегчить участь работников бухгалтерии.

Технологии обработки информации: от пера и чернил до искусственного интеллекта 

Удивительно, но первые бухгалтерские операции датируются еще 3600 годом до н. э. В Шумерском государстве в ту эпоху в качестве носителя информации использовались глиняные таблички. Дальнейшая история обработки бухгалтерских документов делится на несколько этапов.

Первый этап, продлившийся до второй половины XIX века. Его можно назвать «ручным», поскольку информация собиралась и обрабатывалась исключительно с помощью бумаги, пера и чернильницы. Это эпоха толстых бухгалтерских книг и рукописных копий документов. Точность данных оставляла желать лучшего, поскольку человеческий фактор не мог не играть своей роли. К тому же информация в это время была плохо защищена, ее доставка осуществлялась либо обычно почтой, либо курьерами, что отнюдь не гарантировало стопроцентной надежности.

Второй этап, конец XIX — середина XX века. Он носит название электромеханического и берет начало с 1831 года. В это время было создано первое электромагнитное реле, а компостирование билетов на железной дороге подсказало идею изобретения механического табулятора с вводом чисел при помощи перфокарт. Была изобретена пишущая машинка, а также модернизирована почтовая система, что несколько облегчило труд бухгалтеров и сделало информацию более защищенной.

Это интересно

В 1930 году на основе табуляторов в Питтсбурге (США) был создан прообраз первой вычислительной сети из 20 табуляторов и 15 пишущих машинок. Эта сеть использовалась для расчетов с покупателями в одном из универмагов.

Третий этап. Вторая половина XX века, начало компьютерной эпохи. Этот этап начался с появления первых ЭВМ, которые уже были способны обрабатывать бухгалтерские данные. Технология обработки включала три важнейших компонента — учет, анализ и принятие решений. Были изобретены копировальная техника, диктофоны, но объем бумажных документов на этом этапе все еще огромен.

Четвертый этап. XXI век — эпоха интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации. Сегодня бумажные документы все чаще можно перевести в электронный вид. Основные этапы обработки и ввода данных начинают осуществляться без участия человека, резко снижается количество ошибок.

Программы действительно способны самостоятельно проводить интеллектуальную обработку информации из любых типов бухгалтерских документов — счетов-фактур, договоров, счетов. При этом способ их получения может быть любым — сканы, фотографии, электронные документы, тексты писем или вложений. Современные программные решения в любом случае распознают и определят тип документа, извлекут данные и передадут их в корпоративную информационную систему. Одно из таких решений — ABBYY FlexiCapture, которое использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта.

ABBYY FlexiCapture в действии: что день грядущий нам готовит?

Каждому бухгалтеру знакома авральная ситуация, когда приближается время сдачи отчетности по НДС в налоговую и бумажные документы от поставщиков начинают множиться на глазах. Если в обычное время в течение дня требуется обработать, скажем, 20–30 документов, то в конце месяца их количество может достигать нескольких сотен ежедневно. Вручную обработать такой массив информации очень сложно, повышается вероятность ошибок и неточностей. При этом нужно учесть, что каждый документ должен быть не только введен в систему, но и проверен на соответствие требованиям законодательства, иначе велика вероятность получения претензий и штрафов от налоговых органов. Кроме того, в бухгалтерию поступает множество электронных документов, которые также необходимо проверить и ввести в систему.

Помочь в решении этой и многих других задач способно решение ABBYY FlexiCapture. Это универсальная платформа, применение которой в бухгалтерии способно оптимизировать важнейшие бизнес-процессы, связанные с документооборотом. При этом документы могут поступать в систему единым потоком, без предварительной сортировки и иметь любую форму.

Как выглядит работа бухгалтера с применением этого решения? Сотрудник открывает приложение на своем ПК и сканирует нужные документы либо загружает уже присланные сканы. Далее с помощью платформы ABBYY FlexiCapture все происходит автоматически: решение выделяет ключевые поля и распознает информацию в них. Далее документ поступает к бухгалтеру в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода. Чтоб сохранить данные в финансовой системе, сотруднику достаточно просто нажать кнопку «Отправить».

На заметку

Платформа ABBYY FlexiCapture особенно полезна компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией, поскольку позволяет удаленно собирать данные на местах (из региональных подразделений) и централизованно обрабатывать их в единой системе.

Система ABBYY FlexiCapture способна обрабатывать и многостраничные документы. Например, при обработке счетов учитываются данные позиций всех полей счета, даже если они расположены на разных страницах. При сканировании многостраничных документов порядок страниц абсолютно не важен — обработка документа и сборка данных будет проведена на основе определенных правил.

Как показывает практика, с использованием данного решения время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3–10 раз, а благодаря технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode) точность итоговой информации повышается в 10 (!) раз[1]. Что немаловажно для организаций, система окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 1 года[2], поскольку имеет разумную стоимость и низкие затраты на внедрение и сопровождение программы.

ABBYY FlexiCapture: проверено на практике

Но какую же реальную пользу ABBYY FlexiCapture может принести бизнесу? Вот только несколько кейсов из большого портфолио компании ABBYY.

PwC

Международная сеть компаний PwC, предоставляющая аудиторские услуги, услуги в сфере бизнес-консультирования, налогообложения и права, а также обучения, знакома практически каждому. Клиентами PwC в России являются около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.

Задача, поставленная перед ABBYY, заключалась в том, чтобы повысить эффективность обработки финансовых документов и автоматизировать их перенос в корпоративную информационную систему. Ранее в компании вручную проводились обработка первичных бухгалтерских документов и сверка данных из них с информацией в учетной системе. Кроме того, каждый документ необходимо было проанализировать, найти в нем необходимую информацию и только после этого внести данные в реестр.

Для потокового ввода бухгалтерских документов и их обработки была выбрана платформа ABBYY FlexiCapture. На начальном этапе внедрения было обработано около 1000 документов для сверки данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.

Теперь для обработки документов бухгалтеру остается загрузить их отсканированные копии на сервер, а всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы платформа выполнит сама.

В результате внедрения этого решения значительно повысилась эффективность процесса обработки, а освободившееся время сотрудники компании используют для решения важных производственных задач, в том числе уделяют больше времени общению с клиентами.

Банк «Открытие»

Один из самых крупных розничных банков в России. «Открытие» входит в топ-15 крупнейших финансово-кредитных учреждений страны.

Ежедневно банк обрабатывает примерно 1500–2000 различных документов, включая платежные поручения, платежные требования, чеки и т. д. Сотрудники банка ранее вручную обрабатывали эти документы, что не только занимало бόльшую часть их рабочего времени, но и влекло за собой ошибки, чреватые организационными и финансовыми рисками для банка. Руководство «Открытия» решило оптимизировать процесс обработки данных, сократить трудозатраты и повысить эффективность обработки документов.

В январе 2014 года банк внедрил ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а в марте того же года — в филиальной сети. Сейчас программа используется на этапах сканирования, верификации и контроля бухгалтерских и финансовых документов. Автоматизация процессов свела практически к нулю возникновение операционных рисков или возможность мошеннических действий, вызванных человеческим фактором. Благодаря точности и качеству потокового ввода трудозатраты на обработку информации сократились в 30 раз. Весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов был полностью унифицирован и перенесен в бэк-офис. Теперь квалифицированные сотрудники полностью освобождены от рутинной работы.

В будущем банк планирует автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создать электронный архив.

ООО «РН-Ванкор»

«РН-Ванкор» — дочернее предприятие одной из крупнейших мировых нефтегазовых корпораций ОАО НК «Роснефть» — также использует решения ABBYY для автоматизации обработки информации.

Для снижения затрат, сокращения случаев порчи и утери бумажных оригиналов и сроков обработки первичных бухгалтерских документов компания решила перейти к электронному документообороту. Кроме того, необходимо было организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и подачу отчетных бухгалтерских документов в налоговые органы в электронном виде. Для этого была разработана система управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.

Решение работает следующим образом. Сначала сотрудник сканирует документ. Затем платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает документ, определяет его тип, анализирует комплектность и правильность оформления. Далее сотрудник проверяет, правильно ли распознана информация. После этого документ размещается на сервере, а потом направляется на согласование. Система способна напоминать о необходимости передачи документа в архив и формировать реестр приема-передачи, а также наносить штрих-коды для идентификации бумажных версий документов и их сверки с электронными копиями. Программа автоматизирует все виды операций бухгалтерского документооборота, автоматически отправляет контрагентам сканы согласованных версий документов, формирует массовые выгрузки по результатам поиска.

За счет полной автоматизации сократились сроки обработки и внесения документов в систему, а также возросла точность их сопоставления с бумажными версиями. Система работает в компании уже более 2 лет, всего в ней настроено около 40 шаблонов, а в год обрабатывается более 1 миллиона страниц.

ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат»

Группа ММК входит в число крупнейших мировых производителей стали и занимает лидирующие позиции в России среди предприятий черной металлургии.

В компании в 2011 году уже функционировали два центра потокового сканирования и распознавания документов, с помощью которых обрабатывались первичные бухгалтерские документы. Однако старые системы отличались недостаточной гибкостью и не позволяли изменять параметры их работы. Потребовалось внедрить решение, которое позволяло бы при необходимости оперативно менять шаблоны документов, не обращаясь к разработчику.

В перечень задач входило также обеспечение быстрого сканирования, распознавания и передачи документов в корпоративную информационную систему и автоматизация обработки первичной бухгалтерской документации, в частности неструктурированных документов, таких как счета.

Было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, поскольку оно позволяет развивать систему силами собственных сотрудников IT-подразделения компании. К тому же решение очень легко интегрировать в уже существующую в организации систему. Благодаря внедрению системы ABBYY FlexiCapture ускорился и упростился процесс обработки первичных бухгалтерских документов, с ее помощью ежемесячно сканируется и распознается огромное количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных.

Это далеко не все кейсы, касающиеся успешного внедрения и эффективного использования интеллектуальной платформы ABBYY FlexiCapture на практике. Решение универсально и может применяться почти во всех отраслях бизнеса, поскольку ведение бухгалтерского учета — неотъемлемое требование законодательства. Продукты для интеллектуальной обработки данных особенно востребованы крупными компаниями нефтегазовой отрасли, энергетики, финансов, где годовой документооборот составляет тысячи и даже десятки тысяч документов и автоматизированная обработка документации существенно повышает качество работы бухгалтерии и всей компании в целом.

Источники:

  • 1,2 По данным ABBYY

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий